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Operations

Operations = alles, wofür der Kunde NICHT zahlt, ohne das aber alles zusammenbrechen würde.

Level 1: Structure Ops

Was: Grundprozesse für die Hintergrund-Abläufe

Der Gründer kümmert sich um die Kundenprojekte. Aber wer kümmert sich um Finanzen, Rechnungen, Mitarbeiter-Stuff, Admin? Oft: der Gründer. Und das kostet ihn 10-15 Stunden pro Woche.

Level 1 schafft die Struktur: Nicht alles auf einmal — ein Ops-Audit zeigt, wo es am meisten brennt. Dann werden die Top 2-3 Bereiche priorisiert und strukturiert.

CHECK — Woran erkenne ich, dass ein Klient hier steht?

  • Keine klare Finanz-Übersicht (GUV, Cashflow, Gewinn)
  • Rechnungen werden spät oder vergessen geschrieben
  • Kein HR-Prozess, alles läuft adhoc
  • Admin-Aufgaben landen alle beim Gründer
  • Kein regelmäßiges Reporting, Zahlen sind immer eine Überraschung
  • Kein zentrales Projektmanagement-Tool — Projekte werden in Köpfen, Slack-Channels und Spreadsheets getrackt
  • Der Gründer muss in Meetings sitzen, um zu wissen, wie Projekte stehen
  • Tool-Wildwuchs: 15 Tools, die sich überlappen, niemand weiß welches wofür

DONE — Wann ist das Level abgeschlossen?

  • Ops-Audit durchgeführt, Top 2-3 Bereiche priorisiert
  • Finanz-Übersicht existiert und wird monatlich gemacht
  • PM-System ist eingerichtet und wird vom Team aktiv genutzt
  • Tool-Stack bereinigt und dokumentiert
  • Admin-Aufgaben sind jemand anderem zugeordnet
  • Gründer kann Projektstatus einsehen, ohne jemanden fragen zu müssen

HOW — Coaching-Methoden & Deliverables

Immer zuerst

Deliverables

  • Ops-Audit — vollständige Bestandsaufnahme: Welche Ops-Prozesse gibt es, wer macht sie, wie viel Zeit kosten sie? Bestimmt die Reihenfolge für alles Weitere.
  • Tool-Stack-Map — welches Tool wird wofür genutzt? Was überlappt, was kann weg, was fehlt? Inkl. Kostenübersicht: Was kostet jedes Tool pro Monat/Jahr, wo kommt die Rechnung her, wann wird gezahlt? Macht sofort sichtbar, wo Geld rausfließt und wo gespart werden kann.
  • Projektmanagement-System — ein zentrales Tool (z.B. Asana, Monday, ClickUp), in dem alle Kundenprojekte, interne Projekte und Aufgaben leben. Das ist die Infrastruktur, die dem Gründer ermöglicht, Überblick zu behalten ohne operativ involviert zu sein.

Je nach Priorität aus dem Ops-Audit

Deliverables

  • Finanz-Dashboard (monatlich: Umsatz, Kosten, Gewinn, Cashflow) — wenn der Gründer keinen Überblick über seine Zahlen hat
  • Rechnungsprozess (automatisiert oder klar zugeordnet) — wenn Rechnungen vergessen oder verspätet werden
  • Reporting-Template (monatlich: wie steht die Firma da?) — wenn Zahlen immer eine Überraschung sind
  • HR-Basics (Onboarding, Verträge, Regeln) — wenn das Team wächst oder Onboarding chaotisch ist

Coaching-Interventionen

  • Ops-Audit gemeinsam durchführen: Wo brennt's am meisten?
  • Priorisierung: Top 2-3 Bereiche auswählen, Rest bewusst zurückstellen
  • PM-Tool-Auswahl & Setup: Welches Tool passt zur Agentur? Projektstruktur definieren, Team onboarden, erste Projekte migrieren.
  • Struktur-Sprint: In 1 Woche die Grundlage für die priorisierten Bereiche schaffen
  • Verantwortlichkeiten klären: Wer ist zuständig?

💬 Coaching-Hinweis: Das PM-System ist die Brücke zwischen OWN/Time und BUILD/Operations. Der Gründer braucht es, um sein persönliches Projekt-Inventar und WIP-Limit zu managen — aber das Team braucht es genauso, um eigenständig zu arbeiten, ohne dass der Gründer in jedem Projekt operativ involviert sein muss.

Typische Dauer: 4-6 Wochen

Level 2: Automate Ops

Was: Von "es läuft" zu "es läuft von allein"

Strukturen sind wichtig. Aber wenn der Ops-Mensch jede Woche dieselben manuellen Aufgaben machen muss — Rechnungen schreiben, Reports bauen, Daten zusammentragen — dann ist Ops immer noch ein Bottleneck.

Level 2 schafft die Automatisierung: Rechnungen schreiben sich von selbst. Reports bauen sich von selbst. Onboarding läuft automatisiert. Admin braucht weniger Zeit. Die Systeme skalieren mit der Firma.

CHECK — Woran erkenne ich, dass ein Klient hier steht?

  • Grundstrukturen existieren, aber vieles ist manuell
  • Reporting wird manuell zusammengebaut
  • Rechnungen brauchen einen manuellen Trigger
  • Onboarding läuft jedes Mal anders und frißt Zeit
  • Admin-Aufgaben kosten 8+ Stunden pro Woche

DONE — Wann ist das Level abgeschlossen?

  • Rechnungsstellung ist vollständig automatisiert
  • Reporting läuft automatisch (Dashboards, nicht Excel)
  • Onboarding ist automatisiert (Tools, Templates, Checklisten)
  • Manuelle Admin-Aufgaben sind um mind. 50% reduziert
  • Systeme skalieren mit der Firmengröße, nicht linear mit Workload

HOW — Coaching-Methoden & Deliverables

Deliverables

  • Automatisierungs-Audit (Welche Ops-Aufgaben kosten die meiste Zeit?)
  • Automatisierungs-Roadmap (Was wird wann automatisiert?)
  • Mind. 3 konkrete Automatisierungen (z.B. Rechnungslauf, Reporting, Onboarding)
  • Vollständige Dokumentation (damit die Systeme skalieren)

Coaching-Interventionen

  • Automatisierungs-Workshop: Welche Tools nutzen wir?
  • Tool-Stack Review: Wechseln wir etwas oder optimieren bestehende?
  • Implementierungs-Sprints: Wir bauen die Automationen in Etappen
  • Skalierbarkeits-Check: Hält das System, wenn die Firma doppelt so groß ist?

Typische Dauer: 6-10 Wochen